受取手形を管理する際の考え方は、「現金と同じ」です。現金や小切手、手形の現物は会社の金庫で厳重に保管しましょう。可能であれば、早めに現金化してしまうのも1つの手です。
受取手形を入れる金庫は、強固なものを選ぶのはもちろんですが、暗証番号や鍵も慎重に管理しましょう。担当者は一人ではなく、複数人置くのが定石。誰か一人に任せてしまうと、不正が起きた場合に気づけないリスクがあるためです。企業側は適切な体制の構築を行いましょう。
もう1つ、データで管理する方法もあります。自社のパソコンに管理システムを導入するオンプレミスと、サーバーを借りてシステム運用は他社に任せるクラウド型の2種です。
データのため、効率的に受取手形の登録や支払日別の並べ替えなどが行えますが、システムに詳しくないと使いこなせない可能性があります。また、セキュリティに問題があるとデータの消失といったリスクもあります。業務効率化とリスクのバランスが取れているかがポイントでしょう。
受取手形の管理は、アナログな方法とデジタルな方法があります。どちらも、不正やリスクに備えておくことが大切。また、自社に合った体制を日々アップデートしていく必要があるでしょう。
お役立ちリンク集
【手形割引】
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